Transportplanning- en ritplanningsoftware op maat

Van Excel-planbord naar digitaal planbord

In veel transportbedrijven zit de planning in Excel, op een whiteboard of in het hoofd van één planner. Dat werkt, tot er iemand ziek is, een klant op het laatste moment wijzigt of een chauffeur vastloopt bij een losadres. Dan gaat de informatie via telefoon en WhatsApp, en raakt kantoor het overzicht kwijt.

Een digitaal planbord maakt de planning zichtbaar voor iedereen die het nodig heeft: planners zien in één oogopslag wie wat rijdt, chauffeurs krijgen hun ritten op de telefoon en de administratie ziet direct wat er gefactureerd kan worden.

Wat moet goede transportplanningsoftware kunnen?

• Orders vastleggen of importeren, via e-mail, klantportaal, Excel of EDI/API.
• Ritten samenstellen per dag, chauffeur, voertuig en aanhanger.
• Laad- en lostijden, tijdvensters en klantspecifieke afspraken bewaken.
• Beschikbaarheid zien: verlof, rijbewijs en certificaten van chauffeurs.
• Charters en externe vervoerders inplannen en volgen.
• Wijzigingen direct doorzetten naar de chauffeur.
• Status en track & trace delen met uw klanten.
• Afgeronde ritten automatisch klaarzetten voor uren en facturatie.

Een standaardpakket kan veel hiervan, maar dwingt u vaak in een vaste werkwijze. Met maatwerk bepaalt u zelf hoe het planbord eruitziet en welke regels gelden.

Chauffeurs-app en digitaal afleverbewijs

De chauffeur is uw belangrijkste informatiebron. Met een eenvoudige app op telefoon of tablet ziet de chauffeur zijn ritten en geeft hij onderweg direct door wat er gebeurt:

• Ritinformatie met laad- en losadressen en een link naar de navigatie-app.
• Statusupdates zoals geladen, gelost of vertraagd.
• Wachttijd, extra stops en afwijkingen registreren.
• Foto's van lading of schade.
• Handtekening voor ontvangst als digitaal afleverbewijs (POD).
• Een foto van de vrachtbrief, of een koppeling met een e-CMR-platform.
• Uren en pauzes, direct gekoppeld aan de rit.

Ritplanning of routeoptimalisatie?

Ritplanning is bepalen wie wat wanneer rijdt. Routeoptimalisatie is het berekenen van de slimste volgorde en route. Voor de meeste mkb-transportbedrijven zit de grootste winst in een helder planbord en goede communicatie met chauffeurs. Is geavanceerde routeoptimalisatie wel nodig, dan koppelen we met een gespecialiseerde routeplanner in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden.

Herkenbaar scenario

Een regionaal transportbedrijf plant dagelijks tientallen ritten op een whiteboard. Wijzigingen lopen via WhatsApp, en aan het eind van de week zoekt de administratie uit welke ritten wachttijd hadden. Met een digitaal planbord en chauffeurs-app ziet de planner live de status van elke rit, registreren chauffeurs wachttijd direct in de app, en staan afgeronde ritten op vrijdag al klaar voor facturatie.