Factuurverwerking en facturatie voor transport en logistiek

Waar factureren in transport misgaat

• Wachturen en extra stops worden onderweg niet vastgelegd, en dus ook niet gefactureerd.
• Toeslagen voor brandstof, tol, spoed of laad- en loshulp worden vergeten of verkeerd berekend.
• Elke klant heeft eigen tariefafspraken, die in Excel of in iemands hoofd staan.
• Het afleverbewijs ontbreekt bij de factuur, waardoor de klant pas na discussie betaalt.
• Charters factureren anders dan afgesproken, en niemand legt hun factuur naast de rit.
• Aan het eind van de maand kost het dagen om alle ritten om te zetten in facturen.

Verkoopfacturen op basis van ritten

Als ritten, uren en afwijkingen al digitaal worden vastgelegd, kan de factuur bijna vanzelf worden opgebouwd. De software kent uw tariefafspraken per klant, rekent toeslagen automatisch mee en zet facturen klaar ter controle.

• Tarieven per rit, kilometer, uur, pallet of zone, per klant vastgelegd.
• Toeslagen automatisch berekend: wachturen, brandstoftoeslag, tol, spoed en extra stops.
• Verzamelfacturen per klant per week of maand.
• Afleverbewijs en vrachtbrief als bijlage bij de factuur.
• Creditnota's en correcties met een duidelijk spoor.
• Controle vóór verzending, met signalering van afwijkingen.

Inkoopfacturen van charters controleren

Werkt u met charters of externe vervoerders, dan wilt u weten of hun factuur klopt met wat er werkelijk is gereden en wat is afgesproken. De software legt elke inkoopfactuur naast de uitgevoerde ritten en het afgesproken tarief, markeert afwijkingen en laat de juiste persoon akkoord geven.

Gekoppeld aan uw boekhouding

Goedgekeurde facturen gaan via een API-koppeling of exportbestand naar uw boekhoudpakket. Zo blijft uw boekhouding de bron voor debiteuren en btw, en verdwijnt het overtypen.

Facturatie is ons niet vreemd

Met Teldoor.nl ontwikkelden we een eigen platform voor urenregistratie, ritregistratie en facturatie, waarmee een factuur in tien seconden klaarstaat. Die ervaring zetten we in voor de facturatie van transportbedrijven, met de extra complexiteit van tarieven, toeslagen en charters.

Rekenvoorbeeld: wat kost vergeten wachttijd?

Stel: per week worden 10 ritten met gemiddeld 45 minuten wachttijd niet doorberekend, tegen een tarief van €50 per uur. Dat is €375 per week, en ruim €19.000 per jaar aan omzet die u wel heeft verdiend maar niet factureert. Wachttijd direct in de chauffeurs-app vastleggen en automatisch op de factuur zetten, verdient zich dan snel terug.