Bewaartermijnen en de Archiefwet in het sociaal domein

Gepubliceerd op 26 mei 2026 · ML ROCK IT

Gemeenten zitten in een spagaat: de Archiefwet vraagt om gegevens te bewaren, terwijl de AVG vraagt om ze juist níet langer te bewaren dan nodig. Hoe ga je daar in het sociaal domein verstandig mee om?

Twee wetten, één verantwoordelijkheid

De Archiefwet verplicht overheden om bepaalde informatie gestructureerd te bewaren en op het juiste moment over te brengen of te vernietigen. De AVG verplicht om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Die twee komen samen in een doordacht bewaar- en vernietigingsbeleid.

Werk met een vastgelegde selectielijst

Voor gemeenten bestaan selectielijsten die per type document of proces aangeven hoe lang iets bewaard moet blijven en wanneer het vernietigd of overgebracht wordt. De kunst is om dat beleid ook daadwerkelijk in de systemen toe te passen — en daar gaat het in de praktijk vaak mis. Let op: termijnen verschillen per type gegeven; controleer altijd de actuele lijst en uw eigen beleid.

Van beleid naar uitvoering

• Identificeer welke gegevens onder welke termijn vallen.
• Archiveer wat bewaard moet blijven, conform de Archiefwet.
• Vernietig gecontroleerd wat de termijn voorbij is — met een sluitende registratie van wat, wanneer en door wie.

Waarom je dit niet handmatig wilt doen

Handmatig opschonen is foutgevoelig en arbeidsintensief. ML ROCK IT werkt met zelfontwikkelde SQL-scripts en eigen programmatuur binnen de Centric Suites voor een efficiënt en veilig opschoningsproces. Met de datakwaliteit-oplossing GLOW gebeurt dit met een vier-ogen-principe en een sluitende audit-trail.

Tot slot

Goed bewaartermijnenbeheer is geen luxe maar een wettelijke plicht — en het houdt je systemen bovendien schoon en snel. Het sluit naadloos aan op een betrouwbaar sociaal domein dashboard: schone data leidt tot betere cijfers.

Hulp nodig bij opschoning en archivering? Mail [email protected].